ISTANZA O DOMANDA DI MEDIAZIONE

L’istanza o domanda di mediazione è il documento con cui la parte istante (chi intende avviare un procedimento di mediazione) formula richiesta alla segreteria dell’Organismo di avviare la procedura di mediazione convocando l’altra parte / le altre parti in mediazione.

COME SI DEVE COMPILARE L’ISTANZA

Tale documento è disponibile in questa pagina nei formati doc (si può compilare direttamente al pc, poi è necessaria la firma alla fine del documento) e pdf (per compilarlo, è necessario stampare il documento). Per scaricare il documento, si invita a cliccare su uno dei due bottoni in fondo alla pagina.

In caso di avvio congiunto della mediazione o di mediazione delegata, è bene specificarlo nell’istanza barrando l’apposita voce, così come se esistono termini che le parti debbono rispettare (es. per impugnazione della delibera assembleare, data dell’udienza)

L’istanza di mediazione deve essere compilata e sottoscritta dalla parte istante e/o dall’eventuale assistente di parte e deve contenere:

– dati anagrafici completi e ogni tipo di recapito della parte istante (e del relativo assistente di parte se presente)
– dati anagrafici completi e ogni tipo di recapito delle parti convenute (e del relativo assistente di parte se presente e se parte istante ne è a conoscenza)
– breve descrizione dei fatti oggetto di controversia
– individuazione della materia di conflitto rispetto alla norma
– indicazione del valore della controversia
– indicazione delle richieste della parte istante / obiettivo dell’avvio del procedimento
– sede / sportello presso cui si desidera che la mediazione venga svolta
– dati per la fatturazione (qualora non venisse compilato questo campo, la segreteria utilizzerà i dati dell’istante; la fattura una volta emessa, non potrà essere modificata)
– eventuali allegati ad uso del mediatore

DOVE SI DEPOSITA L’ISTANZA

La domanda di mediazione deve essere presentata presso un Organismo di Mediazione iscritto nei pubblici registri del Ministero della Giustizia avente sede principale o secondaria nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia. L’elenco delle sedi ICAF è disponibile nell’apposita sezione del sito.

COME SI DEPOSITA L’ISTANZA

L’istanza può essere depositata presso la segreteria centrale dell’Organismo (Milano, via Oldofredi 9), tramite email ordinaria (info@istitutoicaf.it), pec (istitutoicaf@pec.it), fax (02/66715681), raccomandata o brevi manu, oppure presso una delle sedi secondarie, o ancora tramite gli “Sportelli di Conciliazione ICAF” presenti sul territorio (si veda sezione sugli Sportelli di Conciliazione).
Presso la sede centrale e gli Sportelli di Conciliazione l’utente può compilare l’istanza assistito da un mediatore professionista o da uno dei responsabili della segreteria, senza ulteriore costi.

La segreteria, una volta ricevuta l’istanza, verificata la completezza della stessa e l’avvenuto versamento delle spese di avvio (si prega di inviare la distinta del bonifico), iscrive il procedimento nel Registro degli Affari di Mediazione tenuto presso l’Organismo, attribuendo il numero di protocollo. Per tutte le successive comunicazioni, le parti faranno riferimento al numero di protocollo.

Successivamente la segreteria dell’Organismo contatterà con ogni mezzo a sua disposizione parte istante e parte convenuta, sulla base delle informazioni di contatto contenute nell’istanza, convocandole al primo incontro di mediazione.

IMPORTANTE

L’Organismo di Mediazione invita a controllare che i dati riportati sull’istanza siano corretti e completi, soprattutto per quanto riguarda le informazioni sulle parti chiamate a partecipare; in caso di dubbio sull’esistenza o meno di società, si invita l’istante o il suo assistente a svolgere preventivamente una visura camerale.

ICAF può svolgere a pagamento attività di ricerca dati, informazioni e visure anagrafiche e camerali. Per conoscere i costi si prega di contattare direttamente la segreteria.

COME ADERIRE A UN PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE

Se si è parte chiamata in mediazione (parte convenuta), per aderire al procedimento di mediazione, è necessario compilare e sottoscrivere l’apposito modulo di adesione allegato alla convocazione e scaricabile in questa pagina.

Il modulo di adesione deve essere inviato, unitamente all’attestazione di avvenuto bonifico (l’importo è indicato sulla convocazione) all’indirizzo email info@istitutoicaf.it, istitutoicaf@pec.it oppure via fax al numero 02/66715681. E’ possibile inviare eventuali “memorie” e allegare documenti, che saranno disponibili durante il primo incontro di mediazione.

Nel caso in cui la parte convocata in mediazione sia un Condominio, è necessario che invii, unitamente al modulo di adesione e alla ricevuta di pagamento delle spese di avvio, anche la delibera assembleare o il mandato che autorizza l’amministratore a partecipare (se già non dovesse avere idonei poteri).

COME RICHIEDERE EVENTUALI RINVII

Per questioni logistiche, non è possibile richiedere il rinvio degli incontri già fissati, se non per gravi ed eccezionali motivi.
I rinvii, soprattutto del primo incontro, oltre a creare difficoltà logistiche all’Organismo, non incoraggiano la conciliazione tra le parti e soprattutto riducono il tempo dedicato al procedimento (che ricordiamo avere una durata massima di 3 mesi).

Nel caso in cui la parte istante o la parte convenuta siano impossibilitate a presenziare per gravi ed eccezionali motivi (problemi di salute, viaggio di lavoro), questi devono essere comunicati alla segreteria, per iscritto e allegando la documentazione comprovante, entro 5 giorni dalla ricezione della convocazione.

Se si tratta del rinvio del primo incontro di mediazione, è possibile richiederlo solo dopo aver inviato il modulo di adesione ed aver effettuato il pagamento delle spese di avvio.

La richiesta di rinvio del primo incontro deve essere effettuata per iscritto tramite email info@istutoicaf.it, PEC istitutoicaf@pec.it, fax 02/67071877, entro il 5° giorno dalla ricezione della convocazione da parte della Segreteria.

Nel caso in cui la parte convocata sia un Condominio o una Pubblica Amministrazione per cui si renda necessario munirsi di mandato o delibera per partecipare, è possibile richiedere un rinvio, solo ed esclusivamente del primo incontro, senza inviare il modulo di adesione (non avendo idonei poteri a sottoscriverlo), purché il rinvio venga richiesto entro 5 giorni dalla ricezione della convocazione.

Eventuali richieste di rinvio degli incontri (non quindi del primo incontro ma degli incontri successivi) possono essere effettuate solo per gravi ed eccezionali motivi, dandone comunicazione, sempre per iscritto, almeno 5 giorni prima della data fissata e, in qualsiasi caso, dopo aver corrisposto l’importo per la mediazione, che a quel punto del procedimento si intende già avviata.

In caso di dubbi o per ulteriori informazioni si prega di contattare la segreteria dell’Organismo al numero 02/67071877 oppure inviare una email a info@istitutoicaf.it

Documenti utili per avviare un procedimento di mediazione e per aderirvi se si è chiamati:

ISTANZA-DI-AVVIO-DEL-PROCEDIMENTO-DI-MEDIAZIONE (DOC)

ISTANZA-DI-AVVIO-DEL-PROCEDIMENTO-DI-MEDIAZIONE (PDF)

MODULO DI ADESIONE (DOC)

MODULO DI ADESIONE (PDF)