Istituto di Conciliazione e Alta Formazione
Lo sportello di conciliazione ICAF

Lo sportello di conciliazione ICAF

PER VENIRE ALLO SPORTELLO DI CONCILIAZIONE BISOGNA ISCRIVERSI A QUALCHE ASSOCIAZIONE?

Per il servizio di Sportello di Conciliazione, indipendentemente dal fatto che sia pubblico o privato, non c’è obbligo di iscriversi ad alcuna associazione. Nel caso in cui si avvii una mediazione, nemmeno in questo caso c’è l’obbligo di iscriversi ad alcuna associazione.

SE VENGO ALLO SPORTELLO ICAF, DEVO POI AVVIARE OBBLIGATORIAMENTE UNA MEDIAZIONE PRESSO ICAF?

Lo Sportello fornisce un servizio di prima informazione; l’eventuale avvio di un procedimento di mediazione, su scelta dell’utente, può essere effettuato in qualunque organismo di mediazione.

DEVO PORTARE DELLA DOCUMENTAZIONE QUANDO VENGO ALLO SPORTELLO?

Al fine di far comprendere la problematica al meglio ai professionisti che saranno presenti allo sportello, è sempre bene portare con sé tutti i documenti che possono aiutare a far comprendere la situazione.

AL MOMENTO NON SONO COINVOLTO IN UNA CONTROVERSIA, MA MI INTERESSEREBBE CONOSCERE LE MODALITÀ NEL CASO MI OCCORRESSE. POSSO COMUNQUE VENIRE ALLO SPORTELLO?

Certamente! Un mediatore civile professionista fornirà tutte le informazioni in merito.

HO LETTO CHE NEL COMUNE DI UN MIO COLLEGA HANNO APERTO UNO SPORTELLO DI CONCILIAZIONE PER I CITTADINI. POSSO USUFRUIRNE ANCH’IO ANCHE SE ABITO ALTROVE O IN QUESTO CASO DEVO PAGARE?

Il servizio di sportello è gratuito per CHIUNQUE si rivolga allo sportello, indipendentemente dal luogo in cui abita.

DOMANDE POSTE DA PROFESSIONISTI CHE DESIDERANO APRIRE / COLLABORARE CON LO SPORTELLO

HO VISTO CHE ICAF HA APERTO UNO SPORTELLO DI CONCILIAZIONE INFORMATIVO ALL’INTERNO DEL MIO COMUNE; SONO MEDIATORE CIVILE PRESSO UN ALTRO ORGANISMO, COME POSSO FARE PER COLLABORARE?

La gestione di uno Sportello di Conciliazione è una possibilità che ICAF da ai suoi corsisti al termine del percorso formativo finalizzato a professionalizzare il mediatore oltre che come professionista anche nella articolata funzione che deve svolgere colui che valuta con potenziali parti quale strumento ADR (fra cui la mediazione civile) sia per norma o per opportunità idoneo a risolvere la controversia rappresentata. Questo anche perché è fondamentale che il professionista che incontra gli utenti conosca, oltre che la norma, anche il Regolamento dell’Organismo ICAF.

COME SI FA AD APRIRE LO SPORTELLO ALL’INTERNO DI UN COMUNE?

I Comuni, tramite delibera, indicono un Bando per ricercare un Organismo di Mediazione che offra una proposta che risponda ai requisiti richiesti. Solitamente i requisiti sono i seguenti: l’Organismo deve avere esperienza almeno biennale nella gestione di sportelli di conciliazione, anche comunali; l’Organismo deve garantire una prima consulenza gratuita; l’Organismo deve prevedere, in caso di controversie particolari, l’intervento di esperti e professionisti di altri settori (revisori condominiali, tributaristi…); l’avere la certificazione UNI EN ISO certamente contribuisce all’aumentare il punteggio. Una volta selezionato l’Organismo, si stipula una convenzione che abbia durata almeno annuale per permettere al servizio di svilupparsi. Quanto rappresentato avviene nel più ampio perimetro del “Codice degli appalti” Dlgs 163/2006, al fine di garantire parità di trattamento a tutti gli operatori del settore, generalmente nell’ambito di una procedura avente le caratteristiche dell’“offerta economicamente più vantaggiosa” che consideri una serie di elementi qualitativi e quantitativi per garantire alla cittadinanza il più alto livello di qualità del servizio.

Federica Fullin – Responsabile comunicazione e marketing per ICAF, coordinatrice dei corsi di formazione, responsabile sedi e sportelli di conciliazione.

Allo scopo di diffondere la cultura della mediazione civile, ICAF dal 2011 ha attivato degli Sportelli di Conciliazione informativi aperti a tutti, dai cittadini ai professionisti, alle pubbliche amministrazioni. ICAF gestisce questi sportelli in collaborazione con i propri mediatori civili, ovvero quei mediatori che hanno seguito il percorso di formazione abilitante presso l’Ente di Formazione ICAF e operano come mediatori nel rispetto delle norme, del Regolamento e dell’etica di ICAF.

TIPI DI SPORTELLO
Esistono principalmente tre tipi di sportello ICAF:

  • SPORTELLO COMUNALE: il Comune, a seguito di bando pubblico, sceglie l’Organismo di Mediazione la cui proposta sia più idonea e consona alle proprie necessità e con questo stipula e sottoscrive una convenzione.
    Il Comune mette a disposizione all’interno delle proprie strutture una sala in cui si possano svolgere gli incontri di sportello e un’altra per lo svolgimento delle eventuali mediazioni che potrebbero essere avviate dagli utenti dello sportello.
    La stessa modalità vale per gli Sportelli aperti presso altre istituzioni pubbliche come ad esempio gli Ordini Professionali.
  • SPORTELLO CONVENZIONATO CON IL COMUNE: il Comune, a seguito di bando pubblico, sceglie l’Organismo di Mediazione la cui proposta sia più idonea e consona alle proprie necessità e con questo stipula e sottoscrive una convenzione.
    Il luogo messo a disposizione per l’attività di sportello può essere privato (studio di architetto, geometra, notaio…) o all’interno di un’associazione.
    Il gestore dello sportello è un mediatore formato ICAF.
  • SPORTELLO PRIVATO: uno o più mediatori ICAF possono decidere di gestire uno sportello autonomamente all’interno del proprio studio o altrove, l’importante è che ci siano almeno n.2 stanze e siano garantite le condizioni di riservatezza degli ambienti (e ovviamente il rispetto della norma e del Regolamento di ICAF).


GARANZIA DI IMPARZIALITÀ E RISPETTO DELLE NORME

Gli Sportelli di Conciliazione ICAF tengono in considerazione tutte le norme vigenti in materia di riservatezza e imparzialità a garanzia e tutela degli interessi delle parti sin dal momento della prima informazione.
In particolare le novità introdotte dal DM 139/2014 sono rispettate non solo in quanto ciò rappresenta il doveroso rispetto dell’impianto normativo di riferimento ma anche e soprattutto per l’etica che il mediatore deve saper porre a servizio delle parti nell’ambito del procedimento di mediazione.

A COSA SERVE UNO SPORTELLO?
L’obiettivo degli Sportelli di Conciliazione ICAF è quello di diffondere la cultura della mediazione civile e delle altre forme di gestione alternativa delle controversie, attraverso incontri con gli utenti che possono essere cittadini, professionisti, aziende, associazioni e pubbliche amministrazioni.
Il gestore dello sportello, sempre coadiuvato dall’Organismo di Mediazione (che mette a disposizione un ventaglio di professionisti per garantire agli utenti una consulenza a 360°), incontra gli utenti presso lo sportello GRATUITAMENTE, fornendo loro tutte le informazioni necessarie perché possa decidere autonomamente come proseguire rispetto alla controversia portata all’attenzione.
Nel caso in cui l’utente scelga di avviare una mediazione civile, non c’è obbligo di avviarla presso l’Organismo ICAF titolare dello sportello; il vantaggio di avviarla presso ICAF (compatibilmente con la territorialità e l’imparzialità) è che si può avere l’assistenza gratuita di un esperto nella compilazione dell’istanza di mediazione.

COME PROMUOVERE LA CONOSCENZA DELLA SPORTELLO?
L’aspetto più difficile nel gestire uno sportello è comunicarne l’esistenza e far sapere a cittadini, professionisti, associazioni e pubbliche amministrazioni che c’è.
La convenzione stipulata tra ICAF e il gestore dello Sportello di Conciliazione impone degli obblighi al gestore, soprattutto per quanto riguarda la promozione dello sportello:

  • organizzare, in collaborazione con l’Organismo di Mediazione, un primo incontro informativo (inaugurazione) per promuovere al proprio bacino d’utenza, a cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni l’esistenza dello sportello;
  • divulgare la cultura della mediazione civile e dell’ADR tramite servizio di sportello per almeno n.4 ore settimanali da concordare con ICAF;
  • organizzare (promozione e didattica), in collaborazione con ICAF, n.2 seminari annui informativi e formativi gratuiti diurni o serali finalizzati alla divulgazione della cultura della mediazione civile e dell’ADR;
  • assistere professionalmente il proprio bacino d’utenza nell’avvio di procedimenti di mediazione civile;
  • istituire una mailing list dedicata allo scopo di inviare (tramite l’email di ICAF riservata allo sportello) a tutti i propri contatti le iniziative informative, formative e gli aggiornamenti in materia di mediazione civile e ADR organizzati;


Il gestore dello sportello, al fine di rendere il conto dell’attività svolta, invia ogni mese ad ICAF il report dello sportello (n. incontri svolti, n. persone incontrate, materie portate all’attenzione, attività svolte per promuovere e pubblicizzare lo sportello), allegando le customer satisfaction che farà compilare a tutti gli utenti che si presentano allo sportello; questo questionario è utile per comprendere se gli utenti sono soddisfatti del servizio e altre informazioni utili (provenienza dell’utente, età anagrafica, in che modo è venuto a conoscenza del servizio…).

Gli Sportelli di Conciliazione ICAF, nel rispetto degli obblighi imposti dalla certificazione UNI EN ISO di ICAF, devono sottostare a rigidi obblighi come da convenzione.

Federica Fullin – Responsabile comunicazione e marketing per ICAF, coordinatrice dei corsi di formazione, responsabile sedi e sportelli di conciliazione.

Fumetto
Autore: Alessandra Nisticò

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Alessandra Nisticò – Avvocato, fumettista per passione.

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