Alessandro Demarchi – componente del Centro Studi ADR, ente di ricerca che sta collaborando al tavolo UNI per la stesura della Prassi di Riferimento sul procedimento di mediazione civile e commerciale.
Una “mediazione che funziona” deve essere seguita sin dal deposito dell’istanza
Il mio contributo all’interno del Centro Studi ADR trova origine in dieci anni di esperienza nel coordinamento dei procedimenti di mediazione nell’ambito di un processo di certificazione UNI EN ISO 9001:2015 orientato alla soddisfazione del cliente oltre che al rigido rispetto delle norme imperative che disciplinano la procedura di mediazione.
In oltre 3000 procedimenti coordinati su tutto il territorio nazionale in dieci anni posso affermare con forza che oltre alle indispensabili competenze specifiche dei mediatori e ad una particolare formazione degli avvocati che assistono le parti coerente con il procedimento di mediazione, assume un ruolo rilevante l’attività di coordinamento e di collaborazione fra la segreteria dell’organismo e il mediatore, che devono garantire un alto livello di coordinamento e operare nel corso del procedimento, sin dal deposito dell’istanza, in forte sinergia.
Con le parti e con i relativi avvocati si comunica sia in forma scritta, sia con contatti telefonici, sia nella stanza della mediazione.
I tempi, i modi e i contenuti di tutte le fasi in cui l’organismo di mediazione, tramite tutte le proprie risorse umane, entra in contatto con gli utenti debbono essere coerenti, cadenziati e finalizzati.
Un’organizzazione segretariale causale e non coordinata con i mediatori trasferisce alle parti e ai propri avvocati messaggi disorientanti che alimentano comportamento sfuggenti e non propedeutici al raggiungimento degli obiettivi.
La prassi di riferimento investe molto su questo, dedicando ampio spazio a tutte le fasi e ai modi in cui segreteria e mediatori entrano in contatto con le parti e con i relativi avvocati, introducendo un modello di gestione sinergica co-segretariale fra segreteria e mediatori, efficace e funzionale dapprima a favorire la partecipazione delle parti al primo incontro di mediazione, successivamente a favorire l’avvio e lo svolgimento della mediazione e nel corso della stessa a rendere efficaci tutte le fasi della procedura (rinvii, gestione delle consulenze tecniche, gestione della proposta, gestione documentale, etc.) sino al possibile accordo.