L’istanza o domanda di mediazione è il documento con cui la parte istante (chi intende avviare un procedimento di mediazione) formula richiesta alla segreteria dell’Organismo di avviare la procedura di mediazione convocando l’altra parte / le altre parti in mediazione.
L’istanza di mediazione deve essere compilata e sottoscritta dalla parte istante e/o dall’eventuale assistente di parte solo nelle sezioni di interesse della mediazione in questione.
L’istanza è composta dalle seguenti sezioni:
- FRONTESPIZIO
- INDIVIDUAZIONE DELLA MATERIA DI CONFLITTO RISPETTO ALLA NORMA
- PARTE ISTANTE PERSONA FISICA: dati anagrafici e recapiti
- PARTE ISTANTE PERSONA GIURIDICA: dati anagrafici e recapiti
- DELEGATO PARTE ISTANTE: dati anagrafici e recapiti
- AVVOCATO PARTE ISTANTE: dati anagrafici e recapiti
- PARTE CONVENUTA PERSONA FISICA: dati anagrafici e recapiti
- PARTE CONVENUTA PERSONA GIURIDICA: dati anagrafici e recapiti
- DELEGATO PARTE CONVENUTA: dati anagrafici e recapiti
- AVVOCATO PARTE CONVENUTA: dati anagrafici e recapiti
- BREVE DESCRIZIONE DEI FATTI OGGETTO DI CONTROVERSIA + RICHIESTE/MOTIVO DI AVVIO
- ALLEGATI ad uso del mediatore
- VALORE DELLA CONTROVERSIA
- SEDE / SPORTELLO presso cui si desidera che la mediazione venga svolta
- DATI PER LA FATTURAZIONE (qualora non venisse compilato questo campo, la segreteria utilizzerà i dati dell’istante; la fattura una volta emessa, non potrà essere modificata)
Compilazione
L’istanza è disponibile in questa pagina scaricando il file nel formato doc (si può compilare direttamente al pc, poi è necessaria la firma alla fine del documento) e pdf (per compilarlo, è necessario stampare il documento); per scaricare il documento in doc o pdf, si invita a cliccare su uno dei due bottoni corrispondenti.
MEDIAZIONE CONGIUNTA: in caso di avvio congiunto della mediazione è necessario specificarlo selezionando l’apposita voce nella pag.1 e inserendo tutte le parti come PARTI ISTANTI (ognuna avrà il suo modulo con i dati personali e di contatto). Diversamente, fleggare MEDIAZIONE AVVIATA DA UNA SOLA PARTE.
MEDIAZIONE DELEGATA/DEMANDATA: in caso di mediazione delegata o demandata dal giudice è necessario specificarlo selezionando l’apposita voce nella pag.1 e inserendo il termine temporale da rispettare.
TEMPISTICHE DA RISPETTARE: se esistono delle tempistiche da rispettare (mediazione delegata, impugnazione della delibera assembleare) è necessario specificarlo selezionando l’apposita voce nella pag.1. Diversamente, la segreteria procederà con il normale rispetto dei termini di legge, senza dare alcun carattere di urgenza.
PARTE ISTANTE/PARTE CONVENUTA: È importante che i dati anagrafici di parte istante e parte convenuta siano verificati e che i dati di recapito siano quanto più completi possibile, quindi inserire email, indirizzo fisico residenza e domicilio, numero di telefono, anche se con la parte convenuta è presente anche l’avvocato.
In caso di dubbio sull’esistenza o meno di persone / società o sui titolari, si invita l’istante o il suo assistente a svolgere preventivamente una visura camerale. ICAF può svolgere a pagamento attività di ricerca dati, informazioni e visure anagrafiche e camerali (costi indicati sull’istanza).
La segreteria dell’Organismo e i mediatori provvederanno a contattare la parte convenuta utilizzando tutti gli strumenti a disposizione, aumentando considerevolmente la possibilità di adesione al procedimento.
Nel caso le parti istanti o le parti convenute siano più di una, si compila l’apposito modulo tante volte quante sono le parti.
Nel caso in cui non fossero presenti gli avvocati o i delegati, non compilare le sezioni dedicate.
È importante descrivere la situazione, ponendo particolare attenzione alle richieste e motivo di avvio del procedimento, così da favorire la partecipazione della parte convenuta e dar modo al Responsabile dell’Organismo di nominare il mediatore più idoneo a gestire la controversia. Utile allegare documenti, che NON VERRANNO TRASMESSI alla parte convenuta, ma che rimangono ad uso della segreteria e del mediatore.
Regolamento
Come aderire
Se si è parte chiamata in mediazione (parte convenuta), per aderire al procedimento di mediazione, è necessario compilare e sottoscrivere l’apposito modulo di adesione allegato alla convocazione e compilabile (o scaricabile in doc, pdf) in questa pagina.
Il modulo di adesione deve essere inviato, unitamente all’attestazione di avvenuto bonifico (l’importo è indicato sulla convocazione) all’indirizzo email info@istitutoicaf.it, istitutoicaf@pec.it. È possibile inviare alla segreteria dell’organismo “memorie” e documenti, che saranno disponibili durante il primo incontro di mediazione.
Nel caso in cui la parte convocata in mediazione sia un Condominio, è necessario che invii, unitamente al modulo di adesione e alla ricevuta di pagamento delle spese di indennità (spese di avvio + spese di mediazione), anche la delibera assembleare o il mandato che autorizza l’amministratore a partecipare (se già non dovesse avere idonei poteri).
Rinvii
Per questioni logistiche, non è possibile richiedere il rinvio degli incontri già fissati, se non per gravi ed eccezionali motivi.
I rinvii, soprattutto del primo incontro, oltre a creare difficoltà logistiche all’Organismo, non incoraggiano la conciliazione tra le parti e soprattutto riducono il tempo dedicato al procedimento.
Nel caso in cui la parte istante o la parte convenuta siano impossibilitate a presenziare agli incontri, per gravi ed eccezionali motivi, questi devono essere comunicati alla segreteria dell’organismo, per iscritto, entro 5 giorni dalla convocazione.
Nel caso in cui la parte istante o la parte convenuta siano impossibilitate a presenziare all’ultimo momento esclusivamente per motivi di salute (da documentare), questi devono essere comunicati alla segreteria, per iscritto e allegando la documentazione medica, entro le ore 08 del giorno della mediazione.
Se si tratta del rinvio del primo incontro di mediazione, è possibile richiederlo solo dopo aver inviato il modulo di adesione ed aver effettuato il pagamento delle spese di indennità (spese di avvio + spese di mediazione).
La richiesta di rinvio deve essere effettuata per iscritto alla email info@istutoicaf.it, pec istitutoicaf@pec.it.
Eventuali richieste di rinvio degli incontri possono essere effettuate solo per gravi ed eccezionali motivi, dandone comunicazione, sempre per iscritto e, in qualsiasi caso, dopo aver corrisposto l’importo per la mediazione, che a quel punto del procedimento si intende già avviata.
L’organismo si riserva di applicare un corrispettivo supplementare per effettuare le attività di segreteria in caso di richieste di rinvio pervenute con preavviso inferiore a 2 giorni lavorativi.
In caso di dubbi o per ulteriori informazioni si prega di contattare la segreteria dell’Organismo al numero 02/67071877 oppure inviare una email a info@istitutoicaf.it